公司客服人員費用管理辦法

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發(fā)布時間：2014-12-31湯樹貴

公司客服人員費用管理辦法

一、目的：

1、加快費用報銷進度。

2、方便統(tǒng)計管理，合理控制費用。

二、適用范圍

適用于客戶服務(wù)部相關(guān)管理人員及所有客服中心工作人員;

三、職責(zé)

1、分公司客服中心主管：負(fù)責(zé)對所在區(qū)域客服人員的費用審核的初審，負(fù)責(zé)審核轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)生的售后費用的真實性、合理性和票據(jù)的數(shù)量;對費用報銷出現(xiàn)的異常問題及時提出報警;

2、分公司總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對所在區(qū)域客服人員的費用審核(包含客服主管)的復(fù)審;

3、費用審核專員：負(fù)責(zé)審核全國分中心產(chǎn)生的售后費用的真實性、合理性和票據(jù)的數(shù)量，對費用報銷出現(xiàn)的異常問題及時提出報警并上報客服部經(jīng)理;

4、客戶服務(wù)部經(jīng)理：負(fù)責(zé)客服部成本費用的管控以及售后費用報銷的合理性;

5、報銷人：負(fù)責(zé)真實地將報銷相關(guān)材料按照公司標(biāo)準(zhǔn)粘貼;

6、國內(nèi)銷售公司副總經(jīng)理：單張報銷單超過2000元審核權(quán)。

四、報銷流程

1、報銷附帶憑證和相關(guān)規(guī)定：

1) 出差審批單：每個人的報銷憑證后均需附上一張出差匯總審批表，必須要有相關(guān)負(fù)責(zé)人(客服主管)審批簽字，上面填寫清楚每半個月出差概況;

2) 工作單(即安裝單、維修單、巡檢單);

3)

客服人員的電話費、市交費實行包干制度的客服中心，每月最高限額，超出部分費用自理。(以和各分公司郵件確認(rèn)金額為準(zhǔn)，如有特殊情況費用超出需向領(lǐng)導(dǎo)申請審批)

2、報銷周期和報銷憑證郵寄時間規(guī)定：

說明：1)總部為各客服中心每月辦理兩次報銷;

2)辦事處每個月寄2次報銷到總部，每次提前或按照上述日期寄出報銷;

3)每月報銷時，把當(dāng)日之前的所有費用整理粘貼好;

4)期間遇節(jié)假日依次順延。

5)報銷周期不能超過一個月，如果超期則不予報銷。

3、報銷審核流程

1)客服現(xiàn)場工程師的費用報銷將相關(guān)憑證按照公司要求規(guī)定粘貼好，將費用報銷內(nèi)容錄到CRM費用系統(tǒng)里后直接將票據(jù)交給客服中心主管;

2)客服中心主管收到費用單據(jù)后，進行審核，同時客服中心主管自己的費用報銷相關(guān)憑證按照公司要求規(guī)定粘貼好，一并交給分公司總經(jīng)理審核;如無誤則按照規(guī)定日期全部寄往總部客服部，每次寄出費用報銷之前，登記整理好費用明細(xì)和匯總表，每月報銷時發(fā)送至總部審核專員郵箱;(備注：各中心主管每月發(fā)送費用明細(xì)時，需將每月非客服產(chǎn)生費用單獨列出明細(xì)表，并詳細(xì)備注具體費用)

3)客服部費用審核專員按照公司要求對辦事處的報銷進行審核，如無誤則轉(zhuǎn)交客服部經(jīng)理審核;(要求費用審核專員在三個工作日內(nèi)審核完畢)

4)客服部經(jīng)理在一個工作日內(nèi)審核完畢后由費用審核專員轉(zhuǎn)給財務(wù)部審核;

5)財務(wù)部收到費用單據(jù)后在七個工作日內(nèi)發(fā)放報銷款。(注：財務(wù)部在當(dāng)月29日至次月9日期間由于月度結(jié)賬，故不收任何費用報銷單據(jù);)

注明：每月各分公司客服上報費用報銷至總部時請?zhí)峁┵M用明細(xì)，并排序列好費用單編號(同一個人的費用單編號要求為連號)，以便總部能確定發(fā)票等報銷憑證是否在運輸途中遺失。如不提供費用明細(xì)和匯總，或是報銷單填寫不清楚的總部將不予受理。

4、考核規(guī)定

1)對報銷票據(jù)中出現(xiàn)多票情況，則按照報銷單上金額進行報銷;

2)對報銷虛假(例如報銷沒有產(chǎn)生的費用)，一經(jīng)查出則不報銷該筆金額。并予以報銷人及客服中心主管每人每次50元罰款處理，報銷人當(dāng)月度考核直接評C;

3)對于客服中心超出規(guī)定日期提報費用的，不予報銷;(節(jié)假日等特殊情況除外)

4)對于不按照公司費用報銷規(guī)范填寫和粘貼票據(jù)，及少票、無效票、假發(fā)票等，視情節(jié)予以報銷人和客服中心主管每人每次20元罰款處理。

5)對費用審核專員不按照規(guī)定時間及時審核費用，予以逾期每天/分公司20元罰款處理;(節(jié)假日、臨時性工作延誤等特殊情況除外)

注意如下變更：

1、各分公司必須依據(jù)報銷時間表;

2、各分公司所有報銷必須由分公司總經(jīng)理簽字;

3、再次強調(diào)報銷規(guī)定，報銷將嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)部報銷要求。